Prima della proposta di trasporto
Preparate descrizione, quantità, formato e dati portuali. Richiedete informazioni al terminal o all'operatore, invece di dedurle dal nome del porto. Identificate chi conferma accessi, capacità e modalità operative.
Un piano per cemento sfuso può differire da clinker, aggregati o big bag. La proposta deve riferirsi al materiale reale e alla sua movimentazione. Una descrizione generica della nave non sostituisce la conferma di idoneità ai due estremi del viaggio.
Prima dell'impegno d'ordine
Identificate i responsabili di fornitura, nave, carico, scarico e documenti. Distinguete periodo richiesto e finestra confermata. Analogamente, l'ETA resta una stima e non deve diventare implicitamente un arrivo garantito in un altro documento.
Offerta e discussioni operative devono usare ipotesi coerenti. Se viene indicata una rata di carico, regole di conteggio e responsabilità sul tempo vanno concordate separatamente. Un calendario non risolve da solo un'incertezza contrattuale.
Prima della preparazione e del carico
Confermate la decisione che autorizza la preparazione. Registrate quantità, imballaggio e istruzioni. Verificate quando iniziano produzione o confezionamento e chi informare se cambia il programma della nave.
Esaminate la lista documentale prima del carico. Nomi, descrizioni, riferimenti e originali devono essere comunicati agli emittenti in tempo. Se è prevista un'ispezione, incarico e ambito devono essere chiari agli operatori.
Dopo la spedizione
Riconciliate quantità effettivamente imbarcata e documenti definitivi con l'ordine. Distinguete documenti preparati, emessi e trasmessi invece di considerarli un'unica attività conclusa. Comunicate ogni differenza con riferimento e responsabile del chiarimento.
La sequenza serve alla discussione con Nexus. Non sostituisce istruzioni del vettore, procedure del terminal, contratto di vendita o noleggio. Il perimetro concordato determina il coordinamento Nexus per la singola operazione.
Prima di inviare la richiesta
- Quadro di carico e porti preparato
- Responsabilità e tappe identificate
- Preparazione autorizzata e istruzioni confermate
- Ambito ispettivo concordato se richiesto
- Documenti definitivi riconciliati con la spedizione